○庄内町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成17年7月1日
告示第3号
(目的)
第1条 この要綱は、庄内町電子計算機におけるデータ保護及び処理に関する規則(平成17年庄内町規則第18号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの保護及び適正な管理運営を図るものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと、税務町民課に設置した戸籍専用端末機(以下「端末機」という。)により、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態調査事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末機運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当っては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を行うため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、税務町民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生した時は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、町長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者の設置)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、町民係長及び総合支所係長をもって充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、戸籍関連事務以外に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で速やかに焼却又は裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておくこと。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターにおいて提供されるクラウドサービスを利用し、戸籍データの漏えいを防止すること。
(5) 戸籍情報システムを提供する事業者(以下「戸籍情報システム事業者」という。)に対し、必要に応じて前号のPCIDSSの認証取得の状況(この条において「認証取得の状況」という。)について報告を求めること。
(6) 戸籍情報システム事業者は、定期的に認証取得の状況を確認するものとする。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下この条において「出力帳票」という。)を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写し、又は廃棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して操作者に対し、操作者の業務処理範囲に限定された権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、権限を付与された者(以下「正当権限者」という。)以外の者の利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け対応を協議する場を設置できる体制を、事前に整えておかなければならない。
(戸籍データへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して、操作者に対し、操作者の業務処理範囲に限定された権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当権限者以外の者の利用を防止しなければならない。
3 戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスは、緊急時の保守作業においてのみ許可し、保守作業に必要な権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け対応を協議する場を設置できる体制を、事前に整えておかなければならない。
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムへのアクセス履歴を常時記録し、利用状況を必要に応じて確認しなければならない。
3 取扱職員は、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認を実施しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ並びに戸籍情報システムの各々にアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、ID及びパスワードを他者に漏らすことがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第16条 端末機の操作は、取扱職員でなければすることができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(端末機の管理)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、次に掲げるところにより端末機を管理しなければならない。
(1) 保護管理者が任命した取扱職員がパスワードを入力し起動させること。
(2) 戸籍情報システム使用状況リストを定期的に印字し、施錠のできる保管庫に保管すること。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱責任者は研修計画を策定し保護管理者の了承を得た後取扱職員に対して年1回以上の研修実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、できるだけ早い時期に前項の研修を実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、税務町民課において処理する。
(その他)
第20条 この要綱に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成17年7月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日告示第128号)
この要綱は、公布の日から施行する。
附則(令和3年10月1日告示第235号)
この要綱は、公布の日から施行する。