○庄内町住民基本台帳情報等の庁内利用に関する規程

平成28年7月1日

訓令第17号

庄内町住民基本台帳の庁内利用に関する規程(平成17年庄内町訓令第15号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条 この規程は、住民基本台帳情報、戸籍情報及び身分証明情報(以下「住民基本台帳情報等」という。)の適切な管理を行うため、町の機関が庄内町個人情報保護条例(平成17年庄内町条例第12号。第5条第1項及び第2項において「個人情報保護条例」という。)第10条の規定により住民基本台帳情報等に係る個人情報を収集した目的以外の目的のために利用(次条第4号において「目的外利用」という。)をする場合の事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 住民基本台帳情報 住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条に規定する住民票の記録事項のすべてをいう。

(2) 身分証明情報 犯罪人名簿(罰金刑以上(交通違反の罰金刑を除く。)の刑罰確定者について、本籍地の市区町村が地方検察庁からの通知を基に作成し、管理しているものをいう。)及び戸籍総合システム(戸籍情報ファイル(戸籍情報(戸籍法(昭和22年法律第224号)第6条に規定する戸籍の記録事項の全てをいう。)を含む情報の集合物であって、戸籍に関する記録事項の管理のために特定の戸籍情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。)を検索し、及び閲覧することができるシステムをいう。)内の身分証明書の記録事項の全てをいう。

(3) 住民基本台帳情報システム 住民基本台帳情報ファイル(住民基本台帳情報を含む情報の集合物であって、住民票に関する記録事項の管理のために特定の住民基本台帳情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものをいう。)を検索し、及び閲覧することができるシステムをいう。

(4) 利用課 住民基本台帳情報等の目的外利用をする庄内町課設置条例(平成17年庄内町条例第7号)第1条に規定する課、庄内町公営企業の設置等に関する条例(平成17年庄内町条例第159号)第5条第2項に規定する企業課、庄内町事務組織規則(平成17年庄内町規則第6号)第3条第2項に規定する内部組織、庄内町教育委員会事務局の組織等に関する規則(平成17年庄内町教育委員会規則第7号)第2条に規定する課並びに選挙管理委員会、監査委員、議会及び農業委員会の事務局をいう。

(提供の方法)

第3条 税務町民課長又は立川総合支所長(以下「税務町民課長等」という。)は、利用課に住民基本台帳情報等を提供する場合は、次の各号のいずれかの方法により行うものとする。

(1) 税務町民課、総合支所係その他税務町民課長等が指示する場所において、住民基本台帳情報等を閲覧し、又は転記する方法(以下「台帳閲覧」という。)

(2) 住民基本台帳情報等を紙媒体(税務町民課長等がやむを得ないと認める場合は、企画情報課長が許可した電磁的記録媒体(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって電子計算機による情報処理の用に供されるものに係る記録媒体をいう。第6条第1項第2号において同じ。))で交付する方法(以下「台帳等交付」という。)

(3) 利用課に設置の端末装置で税務町民課長等が指定するもの(第5条第2項第3号及び第6条第3項において「指定端末装置」という。)により住民基本台帳情報システムを利用して住民基本台帳情報等を閲覧し、転記し、又は出力する方法(以下「利用課端末閲覧」という。)

2 税務町民課長等は、利用課端末閲覧による場合において、提供件数が著しく多いおそれその他やむを得ない事由があると認めるときは、前項第3号の規定にかかわらず、必要とされる住民基本台帳情報のコピー又は住民基本台帳情報システムの画面に表示される住民基本台帳情報のハードコピーにより提供することができる。

(申請)

第4条 住民基本台帳情報等の提供を申請しようとする利用課の長(以下「利用課長」という。)は、次の各号に掲げる提供の方法の区分に応じ、当該各号に掲げる申請書を税務町民課長等に提出しなければならない。この場合において、利用課端末閲覧の利用(権限登録)期間は、提供を受けようとする日の属する年度を超えて申請することができない。

(1) 台帳閲覧又は台帳等交付 住民基本台帳情報等提供承認申請書(様式第1号)

(2) 利用課端末閲覧 住民基本台帳情報システム操作権限登録承認申請書(様式第2号)

2 利用課長は、前項第1号に掲げる申請書を本人の同意を得て提出する場合は、同意書(当該同意が確認できる書類をいう。)の写しを添付しなければならない。ただし、税務町民課長等が適当と認めるときは、この限りでない。

(審査及び承認)

第5条 税務町民課長等は、前条の規定による申請書の提出があった場合は、その内容を審査し、承認の可否を決定のうえ当該申請書に記載し、その結果を口頭により利用課長に通知するものとする。この場合において、個人情報保護条例第10条の2ただし書の規定に該当するとき、又は同条例第10条の3の規定により行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第19条各号のいずれかに該当するときを除き、特定個人情報の提供を承認してはならない。

2 税務町民課長等は、前項の可否を決定する場合において、次に掲げる事項について審査し、必要に応じて利用課長に資料の提出若しくは説明を求め、又は調査することができる。

(1) 申請の根拠が、個人情報保護条例第10条第1項ただし書の規定に該当すること。

(2) 利用しようとする住民基本台帳情報等の内容が、利用目的に照らして適切であること。

(3) 台帳閲覧又は台帳等交付の場合は申請事項が、利用課端末閲覧の場合は対象者の範囲等、権限登録業務及び利用項目、操作権限登録者(住民基本台帳情報システムを指定端末装置で操作する権限(以下「操作権限」という。)を登録された職員をいう。次条第3項において同じ。)及び利用(権限登録)期間が適切であること。

3 税務町民課長等は、利用課端末閲覧による提供を承認した場合において、当該承認した住民基本台帳資料に係る操作権限を新たに登録する必要があるときは、住民基本台帳情報システム操作権限登録依頼書(様式第2号)により企画情報課長に依頼するものとする。

4 企画情報課長は、前項の規定による依頼を受けたときは、住民基本台帳情報のうち税務町民課長等が提供を承認した事項の操作権限に関し必要な措置を講ずるものとする。

(利用に係る遵守事項)

第6条 利用課の職員(次項において「利用課職員」という。)は、税務町民課長等から提供を受けた住民基本台帳情報等の利用を終了したときは、次の各号に掲げる提供の方法の区分に応じ、当該各号に定める措置をしなければならない。

(1) 台帳等交付(紙媒体での交付に限る。) 速やかに裁断、焼却等の方法により交付を受けた住民基本台帳情報等の内容を識別できないようにすること。

(2) 台帳等交付(電磁的記録媒体での交付に限る。) 速やかに電磁的記録媒体に記録した住民基本台帳情報を消去すること。

2 利用課職員は、住民基本台帳情報等の提供により知り得た情報を、利用の承認を得た目的以外に利用してはならない。

3 操作権限登録者は、指定端末装置を用いて、前条第1項の規定により税務町民課長等が承認した第4条第1項の規定による申請の内容以外の目的、対象者、権限登録業務又は利用項目の閲覧、転記、出力その他の利用をしてはならない。

4 利用課長は、税務町民課長等が提供する住民基本台帳情報等の取扱い及び保管について、利用課におけるセキュリティを確保しなければならない。

(提供に係る管理)

第7条 税務町民課長等は、住民基本台帳情報等を提供する場合には、次に掲げるところにより管理を行うものとする。

(1) 台帳閲覧により提供する場合は、税務町民課長等が指定する職員を立ち会わせるものとする。

(2) 前号に掲げるもののほか、住民基本台帳情報等を提供するための適切な措置を講ずるものとする。

2 税務町民課長等は、利用課の利用状況が第4条第1項の規定による申請の内容と異なる場合は、利用課長に適切な指示をすることができる。

(その他)

第8条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成31年3月29日訓令第17号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(令和元年12月18日訓令第12号)

この規程は、公布の日から施行する。

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庄内町住民基本台帳情報等の庁内利用に関する規程

平成28年7月1日 訓令第17号

(令和元年12月18日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成28年7月1日 訓令第17号
平成31年3月29日 訓令第17号
令和元年12月18日 訓令第12号