○庄内町情報公開事務取扱要領
令和5年4月1日
訓令第13号
庄内町情報公開事務取扱要領(平成17年庄内町訓令第12号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この要領は、庄内町情報公開条例(平成17年庄内町条例第11号。以下「条例」という。)の施行に係る事務(次条において「情報公開事務」という。)の取扱いに関し、庄内町情報公開条例施行規則(平成17年庄内町規則第16号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(所掌事務)
第2条 総務課は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)に関する相談及び案内に関すること。
(2) 公文書公開請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)の受付に関すること。
(3) 公文書を検索するための資料の整備及び閲覧に関すること。
(4) 審査請求の受付に関すること。
(5) 庄内町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)への審査依頼に関すること。
(6) 審査会の運営に関すること。
(7) 庄内町公開情報検討部会(第10条において「部会」という。)の運営に関すること。
(8) 公開請求のあった公文書を所管する課等(以下「所管課等」という。)との連絡調整に関すること。
(9) 情報公開制度の実施状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、情報公開事務に関すること。
2 所管課等は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 公文書の検索及び特定に関すること。
(2) 公文書の全部公開(公開請求に係る公文書の全部を公開することをいう。以下同じ。)、一部公開(公開請求に係る公文書の一部を公開することをいう。以下同じ。)又は非公開(公開請求に係る公文書を公開しないことをいう。以下同じ。)の決定及び通知に関すること。
(3) 公文書の全部公開又は一部公開(以下「公開等」という。)の実施に関すること。
(4) 公文書の公開等に係る費用の徴収に関すること。
(5) 審査請求に対する決定及び通知に関すること。
(請求手続)
第3条 公開請求は請求書を提出して行うものとし、電話又は口頭での請求は認めないものとする。
2 請求書は、公文書の件名ごとに作成してもらうことを原則とする。ただし、同一の者から同一の所管課等に複数の公開請求がある場合は、1枚の請求書により受け付けることができるものとする。
(請求書の確認等)
第4条 総務課は、請求書の提出があった場合は次の事項について確認するものとする。
(1) 請求書を提出しようとする者の氏名、住所及び連絡先が正確に記載されていること。
(2) 「請求する公文書の件名又は内容」欄は、公開請求に係る公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
2 請求書の受付に際しては、請求書を提出しようとする者に対し、次に掲げる事項について説明するものとする。
(1) 公開等又は非公開の決定は、公開請求のあった日から起算して30日以内(条例第6条第2項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。)に行うこと。ただし、やむを得ない理由があるときは、更に30日を限度として延長する場合があること。
(2) 公開等は、原本又は原本に代えてその写しの閲覧の場合にあって無料、写しの交付の場合にあってはその作成に要する費用(郵送による写しの交付の場合は郵送料の実費を含む。)を徴収すること。
(4) 非公開とする場合は、公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)により通知すること。
(請求書の所管課等への送付)
第5条 総務課は、請求書を受け付けたときは、請求書を所管課等へ送付するものとする。
(決定期間の起算日)
第6条 総務課で請求書を受け付けた日を、条例第11条第1項に規定する決定期間の起算日とする。この場合において、起算日から30日目が庄内町の休日を定める条例(平成17年庄内町条例第2号)第1条に規定する町の休日に当たるときは、その日後において最も近い町の休日でない日をもって満了日とする。
(公開請求に係る公文書の内容の検討)
第7条 第5条の規定により請求書の送付を受けた所管課等は、次の事項について検討するものとする。
(1) 条例第8条第1項各号の非公開情報への該当について
(2) 公開請求に係る公文書の存在について
2 所管課等は、前項の検討に当たっては、必要に応じて総務課と協議するものとする。
(第三者情報の取扱い)
第8条 所管課等は、公開請求に係る公文書に実施機関以外の第三者に関する情報(以下この条及び次条において「第三者情報」という。)が記録されている場合は、当該第三者に対し、次に掲げる区分に応じ、当該各号に定める内容について意見を聴取するものとする。ただし、当該第三者情報が条例第8条第1項各号のいずれかに該当することが明らかであるときは、この限りでない。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。) プライバシーの侵害の有無
(2) 法人等その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報 権利利益の侵害の有無
(3) 国、県、独立行政法人等、他の地方公共団体及び地方独立行政法人に関する情報 協力関係及び信頼関係に対する影響の有無
3 公開請求に係る公文書に同種又は多数の第三者情報が記録されている場合は、必要な程度の範囲で意見の聴取を行うものとする。
(部会への諮問)
第10条 公開等又は非公開の決定が困難な場合は、総務課と協議の上、部会に諮り、その審議の結果に基づいて判断をするものとする。
(公開等又は非公開の決定の通知)
第11条 所管課等は、公開等又は非公開の決定をしたときは、速やかに請求書を提出したもの(以下「請求者」という。)に対し、公文書公開決定通知書、公文書一部公開決定通知書又は公文書非公開決定通知書(以下この条においてこれらを「通知書」という。)により通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
2 通知書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 「公文書の件名又は内容」欄を記入する場合は、公文書の名称又は内容、文書番号等を正確に記入すること。この場合において、1通の通知書に複数の公文書の件名を記入することができるものとする。
(2) 「公文書の公開の日時」欄を記入する場合は、請求者と事前に調整を行い、請求者の希望する日時を指定するよう努めること。
(3) 公開等を実施する場所は、原則として所管課等とする。ただし、業務に支障が生じる等相当の理由があるときはこの限りでない。
(4) 公開請求のあった公文書が条例第8条各号のいずれかに該当する場合又は公文書が存在しない場合はその説明を記入すること。
(決定期間の延長)
第12条 公開等又は非公開の決定の期間を延長する場合は、公文書公開可否決定延長通知書(規則様式第5号)に延長の理由を明記して請求者に通知するものとする。
(公開等の実施)
第13条 所管課等は、公開等を実施する際は、請求者に対して公文書公開決定通知書又は公文書一部公開決定通知書の提示を求めるものとする。
2 公開等を実施する際は、所管課等の職員が立ち会うものとする。
(閲覧による公開等)
第14条 公開等を閲覧の方法により実施する場合は、次に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げる方法により実施するものとする。
(1) 公開等に係る情報とそれ以外の情報が別ページに記録されている場合 公開等に係る情報の記録されているページのみを閲覧に供する。
(2) 公開等に係る情報とそれ以外の情報が同一ページに記録されている場合 公開等に係る情報以外の情報が記録されている部分を削除又は隠蔽したものの写しを作成し、閲覧に供する。
(写しの交付による公開等)
第15条 写しの作成は原則として電子複写機により行うこととし、あらかじめ請求者に写しの作成箇所を確認するものとする。この場合において、写しの作成箇所に公開等に係る情報以外の情報が記録されているときは、当該箇所を削除又は隠蔽し、写しを作成するものとする。
2 写しの交付は、請求者から規則別表に規定する費用を徴収した後に行うものとする。
3 写しの交付部数は公開請求のあった公文書1件につき1部とする。
(電磁的記録の公開等)
第16条 公開請求に係る公文書が電磁的記録により保管されている場合の公開等の実施については、規則第4条第1項各号に定める方法によるものとする。
(審査請求の受付)
第17条 総務課は、公文書公開異議申立書(規則様式第6号。以下「異議申立書」という。)の提出があった場合は、その写しを保管するとともに、当該異議申立書を所管課等に送付するものとする。
(審査会への審査依頼)
第18条 所管課等は、異議申立書の内容が条例第13条第1項各号に該当する場合を除き、速やかに公文書公開審査請求書(規則様式第7号。以下この条において「審査請求書」という。)を、総務課に提出しなければならない。
2 総務課は、前項の審査請求書の提出があった場合は、審査会に審査依頼するものとする。
(第三者に対する通知)
第20条 第9条の規定による一部公開又は非公開の決定に対して異議申立てがあった場合において、所管課等は審査会からの報告書を受け取った後に、一部公開又は非公開の決定をした公文書を公開することを決定したときは、当該第三者に審査会の報告書を添えて公文書を公開する旨の通知をするものとする。
附則
この要領は、公布の日から施行する。
