○庄内町情報公開事務取扱要領
平成17年7月1日
訓令第12号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 情報公開請求書の受付等(第3条―第6条)
第3章 公開、非公開の決定事務(第7条―第12条)
第4章 情報の公開の実施(第13条・第14条)
第5章 第三者情報の取扱い(第15条―第18条)
第6章 不服申立てがあった場合の取扱い(第19条―第23条)
第1章 総則
(趣旨)
第1条 庄内町情報公開条例(平成17年庄内町条例第11号。以下「条例」という。)に基づく情報の公開についての事務処理(以下「情報公開事務」という。)は、別に定めるもののほか、この要領の定めるところによる。
(公開窓口)
第2条 情報公開事務を行うための窓口(以下「公開窓口」という。)は、総務課に置く。
2 公開窓口は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 情報公開についての一般的な相談及び案内に関すること(町長部局以外の実施機関に係るものを含む。以下この項において同じ。)。
(2) 情報公開請求書の受付に関すること。
(3) 情報の検索資料の整備及び閲覧に関すること。
(4) 異議申立ての受付に関すること。
(5) 庄内町情報公開・個人情報保護審査会への審査依頼に関すること。
(6) 庄内町情報公開・個人情報保護審査会の運営に関すること。
(7) 庄内町公開情報検討部会の運営に関すること。
(8) 情報の公開に係る連絡調整に関すること。
(9) 情報公開の実施状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、情報公開事務に関すること。
3 主管課等は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 情報の公開についての案内及び相談に関すること。
(2) 公開請求のあった情報の検索及び特定に関すること。
(3) 公開又は非公開の決定並びに通知に関すること。
(4) 情報公開の実施に関すること。
(5) 情報の公開に係る費用の徴収に関すること。
(6) 不服申立てに対する決定及び通知に関すること。
(7) 主管課等における情報提供に関すること。
(8) 情報の検索資料の作成に関すること。
4 案内及び相談
(1) 公開請求のあった場合は、相談内容の聴き取りを行い、具体的な内容を特定し、請求の内容が条例に基づく請求であるかどうかを確認し、公開請求としてでなく情報提供である場合は、主管課等に案内するなど適切に対応するものとする。
また、情報の検索資料、主管課等との連絡により、情報の所在を確認するとともに、情報を特定する。
(2) 主管課等に直接公開請求のあった場合は、当該主管課等では相談に応じるが、請求書の受付は、行わないものとする。また、直ちに公開が可能なもので、従来の情報提供でよいとする場合は、当該主管課等において対応するものとする。
第2章 情報公開請求書の受付等
(請求手続)
第3条 条例第6条の規定により、公開の請求は、請求書を提出して行うことを義務付けていることから、口頭又は電話での公開請求は、認められないものとする。請求しようとするものの押印は、求めない。
2 請求書は、情報の件名ごとに1枚提出してもらうことを原則とする。なお、同一人が同一の件名又は同一の内容の複数の情報について請求する場合には、1枚の請求書によって行うことを認める。
(請求書の確認事項)
第4条 請求書は、次の事項について確認するものとする。
(1) 「請求者」欄には、後日の連絡調整のため、特に電話番号を、法人その他の団体にあっては、必要に応じ担当者の職氏名の記入を求めること。
(2) 「請求する情報の件名又は内容」欄は、請求に係る情報を特定し、検索できる程度に具体的に記入してあること。
(3) 「請求者の区分」欄は、後日の統計処理等に活用するので記入を求めること。
(4) 「公開の区分」欄は、希望する公開方法に○印を記入してもらう。
(請求書の受付等)
第5条 請求書の提出があった場合は、公開窓口でその写しを保管するとともに、当該請求書を主管課等に送付するものとする。また、請求者が請求書の控えを求めたときは、その写しを1部交付する。
(1) 公開窓口が記載する事項
イ 受理した日
請求書を受け付けた日を記載する。
ロ 主管課等
主管課等及び担当係等を記載する。
2 請求書の受付に際しては、請求者に対し、次の事項について説明するものとする。
(1) 原則として当該請求のあった日の翌日から起算して14日以内に公開又は非公開の決定を行うこととし、情報の閲覧等は、直ちに公開できる場合を除き受付と同時には実施しないこと。やむを得ない理由があるときは、14日の決定期間を更に30日を限度として延長することができ、このときは、情報公開可否決定延長通知書により通知するものであること。
(2) 情報の公開を実施する場合には、原本又は原本に代えてその写しの閲覧のときは無料、写しの交付のときはその作成に要する費用を徴収するものであること。
(3) 情報の公開を実施する場合の日時及び場所は、情報公開決定通知書又は情報一部公開決定通知書により通知するものであること。
(4) 受付後、情報が存在しないことが判明した場合には、請求を受理できないことがあるので、請求を取り下げていただくことがあること。
(決定期間の起算日)
第6条 請求書を受け付けた日をもって、条例第11条第1項に規定する公開請求があった日として取り扱うものとし、その翌日が起算日である。14日目が休日に当たるときは、その休日が明ける日をもって満了日とする。
第3章 公開、非公開の決定事務
(請求に係る情報の内容の検討)
第7条 第5条の規定により請求書の送付を受けた主管課等は、総務課長と協議の上、次の事項について検討するものとする。
(1) 条例第8条第1項各号の非公開情報の該当について。
(2) 公開請求に係る情報の存在について。
(第三者情報の取扱い)
第8条 公開請求に係る情報に、実施機関以外の第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されている場合は、第5章の規定により処理するものとする。
(公開情報検討部会への諮問)
第9条 公開請求に係る情報について、公開、非公開の決定が困難な場合その他必要と認めるときは、総務課長と協議の上、庄内町公開情報検討部会(以下「部会」という。)に諮り、その審議の結果に基づき公開、非公開の判断を行うものとする。
(公開、非公開の決定手続)
第10条 情報公開請求に対する公開、非公開の決定は、請求書の処理欄により行う。その際、第三者情報に関する意見聴取を行った場合は、その回答、委員会の審議結果等を添付するものとする。
2 公開、非公開の確認は、主管課長等が行うものとする。
(公開、非公開決定通知書)
第11条 公開、非公開の決定通知書を作成する場合は、次の要領により記入するものとする。
(1) 情報の件名又は内容欄には、当該情報(公文書)の文書番号や件名(内容を表示した方が適切な場合は、その内容)を正確に記入すること。この場合、1通の情報公開決定通知書に複数の情報の件名を記入することができる。
(2) 情報の公開を実施する日時は、公開決定の通知書が請求者に到達する日数を考慮し、到達予定日から数日経過後の、勤務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者と事前に電話等により打ち合わせるなどして、都合のよい日時を指定するよう努めること。
(3) 情報の公開の場所は、原則として主管課等とする。ただし、日常の業務に支障が生ずる等相当の理由があるときは、総務課長と協議の上、公開窓口において情報の公開をすることができる。
2 前項の要領に基づき記載した決定通知書に当該通知書に係る請求書を添付の上、これを公開請求者に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付する。
(決定期間の延長)
第12条 公開、非公開の決定期間を延長する場合において、情報公開可否決定延長通知書の「延長の理由」欄には、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記入するものとする。
第4章 情報の公開の実施
(公開の実施)
第13条 情報の公開を実施する際は、請求者に対して、情報公開決定通知書を提示するよう求め、当該通知書に記入された情報と、公開を受けようとする情報とが一致することを確認しなければならない。
2 公開の際は、当該事務担当職員が必ず立ち会わなければならない。
3 公開方法
(1) 全部公開の場合
請求に係る情報(文書)を簿冊から外して公開することを原則とするが、簿冊から外すことが困難な場合は、申請に係る情報以外の部分に袋をかけて閉鎖するなど必要な措置をとるか、又は当該情報の写しを公開するものとする。
(2) 情報の一部を公開する場合
あらかじめ当該情報の写しを作成し、当該写しの記載事項のうち、閲覧することができない部分を削除又は隠ぺいしたものの写しを作成し、この写しを閲覧に供する等の方法により行うものとする。なお、一部公開のための複写に要した費用については、条例第20条(手数料等)に該当しないため、徴収しないものとする。
(写しの交付)
第14条 写しの交付を行う場合は、おおむね次の方法により行うものとする。
(1) 写しの作成箇所を請求者に確認すること。
(2) 写しの作成は、原則として電子複写機により行うこと。
(3) 写しの交付の部数は、公開請求に係る情報1件名につき、1部とすること。
2 閲覧のみの請求であっても、公開の当日に、請求者が情報の写しの交付を求めてきたときは、当該写しの交付に応ずるものとする。
第5章 第三者情報の取扱い
(意見聴取等)
第15条 公開の請求に係る情報に第三者情報が記録されている場合は、慎重かつ公正な公開、非公開の決定を行うために、実施機関が当該第三者に対し、次に掲げる内容についてその意見を聴取するものとする。ただし、当該第三者情報が条例第8条第1項各号のいずれかに該当することが客観的に明らかであるときは、第三者に関する意見聴取を行わないものとする。
(1) 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシーの侵害の有無
(2) 法人等その他の団体に関する情報及び事業を営む個人の当該事業に関する情報については、権利利益の侵害の有無
(3) 国等に関する情報については、協力関係又は信頼関係に対する影響の有無
(意見聴取の方法)
第16条 意見聴取の方法は、原則として口頭により行うものとする。ただし、必要に応じて第三者情報に係る意見照会書(様式第1号)により行うものとする。
2 請求に係る情報に同種又は多数の第三者情報が記録されている場合は、必要な程度の範囲で意見の聴取を行うものとする。
(事務の処理)
第18条 第三者情報に係る意見の聴取に関する事務は、当該第三者情報に係る情報を作成し、又は取得した主管課等において行うものとする。
第6章 不服申立てがあった場合の取扱い
2 前項の異議申立書は、庄内町情報公開条例施行規則(平成17年庄内町規則第16号。以下「規則」という。)第5条の規定で定める様式第6号を標準とするが、法第15条第1項各号に掲げる事項が記載されている場合は、これを受け付けるものとする。
(却下の手続)
第20条 前条第1項の規定により送付を受けた主管課等は、当該不服申立てが不適法と判断される場合は、総務課長と協議の上、これを却下するものとする。この場合において、却下決定の起案は、主管課等において行い、総務課長を経由し副町長の合議を経て、主管課長の決裁により決定した後、これを当該異議申立人に送付するとともに、その写しを公開窓口に送付する。
2 総務課長は、当該請求書に基づき、庄内町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に審査依頼するものとする。
(決定又は裁決の通知)
第22条 審査会から審査報告があった場合は、主管課等は、速やかに公開、非公開の判断を行い、総務課長を経由し副町長の合議を経て、主管課長の決裁後、当該異議申立てを行った者に対して、決定の通知をしなければならない。この場合において、決定の起案書には、報告書の写しを添付するとともに決定の判断の理由を明記しなければならない。
(第三者に対する通知)
第23条 第三者情報に係る意見聴取後に非公開の決定を行った情報で、当該決定に対して異議申立てがあった場合において、審査会の報告後に当該情報を公開することと決定したときは、当該第三者に審査会の報告書を添付して当該情報を公開することと決定した旨の通知をするものとする。
附則
この要領は、平成17年7月1日から施行する。
附則(平成19年3月22日訓令第2号)
この要領は、平成19年4月1日から施行する。
